GÉNÉRALITÉS :
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De quoi ai-je besoin pour utiliser Mailook ?
• Un navigateur Web sur un ordinateur de bureau ou portable, un PDA, un smartphone, etc. Le navigateur doit accepter les cookies temporaires (cookies de session), qui ne portent aucune atteinte à votre vie privée.
• Une connexion à Internet.
• Une connexion à Internet.
Mes données sont-elles en sécurité ?
Nous garantissons la sécurité de toutes les données que vous avez introduites dans Mailook. Nous effectuons en outre des copies de sécurité (back-ups) plusieurs fois par jour.
Ma vie privée est-elle respectée ?
Oui, vos données sont protégées par un mot de passe et nous n'y avons pas accès. Les données personnelles fournies à l'inscription ne sont jamais transmises à des tiers.
Est-il possible d'importer des données ?
Oui, voici les possibilités d'importation outil par outil :
• Carnet d'adresses : fichier .csv (format simplifié compatible avec la plupart des logiciels), vCard (fichiers .vcf, cartes de visite électroniques), Synchronisation.
• Calendrier : fichiers vCal/iCal (standard compatible avec Microsoft Outlook, Apple iCal, etc.), Synchronisation.
• Documents : Disque virtuel (par simples glisser-déposer).
• Favoris : Importation depuis le navigateur.
• Notes : Synchronisation.
• Tâches : Synchronisation.
• Carnet d'adresses : fichier .csv (format simplifié compatible avec la plupart des logiciels), vCard (fichiers .vcf, cartes de visite électroniques), Synchronisation.
• Calendrier : fichiers vCal/iCal (standard compatible avec Microsoft Outlook, Apple iCal, etc.), Synchronisation.
• Documents : Disque virtuel (par simples glisser-déposer).
• Favoris : Importation depuis le navigateur.
• Notes : Synchronisation.
• Tâches : Synchronisation.
Pourrai-je exporter mes données si je ne souhaite plus utiliser Mailook ?
Oui, vous pourrez exporter toutes vos données, soit outil par outil, soit en une opération.
Suis-je obligé de partager l'ensemble de mes données ?
Absolument pas : vous décidez pour chaque donnée (un document, un contact, etc.) si elle doit demeurer privée ou être partagée, et qui peut y avoir accès.
Est-il possible d'annuler le partage des données ?
Vous pouvez à tout moment modifier les droits d'accès à une donnée. Le partage s'effectuant dans le cadre de groupes, vous pouvez également retirer à tout moment un membre du groupe : il n'aura plus accès aux données partagées dans le cadre de ce groupe.
Comment puis-je obtenir de l'aide ?
Cliquez sur "Aide" dans la barre de menus de chaque outil ou sélectionnez "Aide" dans le menu déroulant des outils.
Qu'est-ce qu'un groupware en ligne ?
Le groupware est un logiciel permettant la collaboration au sein de groupes de travail définis de manière stricte (les collaborateurs d'une société par exemple). Mailook, en tant que groupware en ligne, permet de s'affranchir des contraintes pour, d'une part, accéder aux données à partir de tout ordinateur et, d'autre part, créer des groupes de travail avec des clients, fournisseurs, partenaires permanents ou temporaires, etc.
Groupes :
Mailook épouse la situation sur le terrain : un individu est membre d'un ou plusieurs groupes (société, service, département, projet, etc.) et, en tant que membre d'un groupe précis, il a accès à différentes données (documents, contacts, forums, etc.). Chaque membre du groupe utilise l'interface dans la langue de son choix.
Trois types de groupes sont disponibles : publics (ouverts à tous), fermés (envoi d'un e-mail de candidature à l'administrateur du groupe) ou privés (invitation par l'administrateur du groupe uniquement).
Droits d'accès :
L'administrateur du groupe détermine les droits d'accès pour chaque information, et décide également quels sont les membres du groupe qui sont autorisés à ajouter de nouvelles données, ou à modifier ou supprimer les données existantes. Il peut inviter de nouvelles personnes à rejoindre le groupe ou, à l'inverse, retirer des membres du groupe (lors de départs de personnel ou réaffectations par exemple).
Puis-je accéder à Mailook sans m'inscrire ?
Non, un accès n'est pas possible sans un compte personnel : vos données personnelles doivent être protégées par un mot de passe.
Pourquoi l'inscription nécessite-t-elle un e-mail de confirmation ?
Votre compte doit être lié à une adresse e-mail existante. Afin de vérifier l'exactitude de l'adresse e-mail fournie lors de votre inscription et empêcher l'inscription au nom de tiers, une clé d'activation vous est envoyée par e-mail, sous la forme d'un lien sur lequel il suffit de cliquer.
Je n'ai pas reçu l'e-mail de confirmation. Que s'est-il passé ?
Causes possibles :
• Vous avez introduit une adresse incorrecte lors de l'inscription.
Solution : recommencez la procédure d'inscription. NB : L'identifiant choisi initialement ne sera plus disponible.
• Les serveurs e-mail sur l'Internet peuvent être encombrés pour une raison indépendante de notre volonté.
Solution : attendez encore quelques minutes. Si l'e-mail ne vous parvient pas, contactez-nous.
• Notre message a été considéré comme un spam par votre serveur mail.
Solution : vérifiez dans votre dossier de spam. Ajoutez notre domaine dans votre liste blanche.
• Votre serveur e-mail est équipé d'un système “challenge/response“: notre message a été considéré comme invalide parce qu'envoyé par un serveur et non pas un humain.
Solution : examinez le dossier contenant les messages en attente. Ajoutez notre domaine dans votre liste blanche.
• Vous avez introduit une adresse incorrecte lors de l'inscription.
Solution : recommencez la procédure d'inscription. NB : L'identifiant choisi initialement ne sera plus disponible.
• Les serveurs e-mail sur l'Internet peuvent être encombrés pour une raison indépendante de notre volonté.
Solution : attendez encore quelques minutes. Si l'e-mail ne vous parvient pas, contactez-nous.
• Notre message a été considéré comme un spam par votre serveur mail.
Solution : vérifiez dans votre dossier de spam. Ajoutez notre domaine dans votre liste blanche.
• Votre serveur e-mail est équipé d'un système “challenge/response“: notre message a été considéré comme invalide parce qu'envoyé par un serveur et non pas un humain.
Solution : examinez le dossier contenant les messages en attente. Ajoutez notre domaine dans votre liste blanche.
Comment inscrire un groupe de personnes (département, société) rapidement ?
Contactez le support technique.
Est-il possible de modifier ou de mettre à jour mes informations personnelles ?
C'est non seulement possible mais vivement encouragé. Pour voir ou modifier votre profil, cliquez sur le bouton "Préférences".
Utilisez-vous des "cookies" ?
Oui; dans le but de vous offrir un environnement personnalisé et sécurisé, nous devons faire appel à des cookies temporaires (détruits en fin de session).
La plupart des sites Internet font appel une technologie appelée "cookies" pour vous fournir du contenu personnalisé. Un cookie est une donnée que le site Web peut envoyer à votre browser, lequel peut ensuite stocker le cookie sur votre navigateur.
Notre service utilise les cookies afin de vous servir au mieux et de vous offrir des services personnalisés et sécurisés. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu'il vous avertisse lorsque vous recevez un cookie; vous pourrez alors décider d'accepter ou non ce cookie. Les cookies que nous utilisons vous permettent de récupérer les informations personnelles que vous pourriez avoir entrées dans des outils tels que l'agenda, le répertoire, etc.
Si vous décidiez de renoncer aux possibilités offertes par les cookies, la plupart des browsers vous le permettront. A tout le moins, ils vous permettront de déterminer quels cookies ils doivent accepter. Nous vous avertissons néanmoins que si vous désactivez les cookies dans votre browser, vous n'aurez plus accès aux outils qui en ont besoin pour fonctionner correctement.
FORMULES D'ABONNEMENT :La plupart des sites Internet font appel une technologie appelée "cookies" pour vous fournir du contenu personnalisé. Un cookie est une donnée que le site Web peut envoyer à votre browser, lequel peut ensuite stocker le cookie sur votre navigateur.
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Si vous décidiez de renoncer aux possibilités offertes par les cookies, la plupart des browsers vous le permettront. A tout le moins, ils vous permettront de déterminer quels cookies ils doivent accepter. Nous vous avertissons néanmoins que si vous désactivez les cookies dans votre browser, vous n'aurez plus accès aux outils qui en ont besoin pour fonctionner correctement.
Qu'est-ce qu'une formule d'abonnement ?
Tout compte a une formule d'abonnement. Celle-ci définit les capacités (ex : espace de stockage pour la messagerie) et les fonctionnalités (ex : relève des messages avec un logiciels tiers) disponibles. Pour disposer de davantage de capacités que celles proposées par votre formule d'abonnement actuelle, passez à une formule d'abonnement supérieure.
Que faire si aucune formule d'abonnement ne me convient ?
Contactez le support technique.
Quels sont les moyens de paiement proposés ?
Nous acceptons les paiements par carte de crédit en ligne, virement bancaire et chèque.
Comment recevoir une facture ?
Si vous désirez une pièce justificative pour un paiement, veuillez vous rendre dans 'Préférences > Abonnement > Pièces justificatives'.
Veuillez noter que la pièce justificative n'est disponible que lorsque nous avons reçu votre paiement (le délai varie en fonction du moyen de paiement utilisé).
CONNEXION :Veuillez noter que la pièce justificative n'est disponible que lorsque nous avons reçu votre paiement (le délai varie en fonction du moyen de paiement utilisé).
Comment puis-je faire de Mailook ma page de démarrage ?
• Microsoft Internet Explorer : Cliquez ici
• Netscape/Mozilla :
Rendez-vous sur le site http://www.mailook.com
Dans le menu "Edition", choisissez "Préférences"
Cliquez sur "Navigateur"
Cliquez sur "Page actuelle".
• Netscape/Mozilla :
Rendez-vous sur le site http://www.mailook.com
Dans le menu "Edition", choisissez "Préférences"
Cliquez sur "Navigateur"
Cliquez sur "Page actuelle".
Qu'est-ce que l'accès sécurisé ?
L'accès sécurisé par SSL vous permet de crypter tous les échanges de données entre nos serveurs et votre ordinateur. Il est cependant un peu plus lent.
Pour activer l'accès sécurisé, cochez la case à côté du cadenas.
Pour activer l'accès sécurisé, cochez la case à côté du cadenas.
Pourquoi le message ”Session timeout. Please login again” apparaît-il après un certain temps ?
Afin d'assurer la confidentialité de vos données, votre session expire automatiquement après X minutes d'inactivité. Vous pouvez déterminer le nombre de minutes dans les Préférences. Cette mesure protège vos données au cas où vous quitteriez votre poste de travail en oubliant de fermer votre session manuellement.
Puis-je utiliser mon compte sur différents ordinateurs en même temps ?
Oui; cela vous permet, par exemple, de vous connecter sur l'ordinateur d'un collègue alors que le vôtre est déjà connecté.
Différents utilisateurs peuvent-ils se connecter en même temps sur un même ordinateur ?
Non, sauf si chaque utilisateur utilise un navigateur Web différent (le premier utilise Internet Explorer et le deuxième Mozilla par exemple).
Comment quitter le site de façon sécurisée ?
Cliquez sur "Quitter" dans la barre de menus, ou fermez la fenêtre du navigateur Web.
Mon compte peut-il expirer ?
Les comptes gratuits qui ne sont pas utilisés au moins une fois pendant une période de 30 jours consécutifs sont automatiquement détruits et toutes les données sont perdues. Un compte payant n'est jamais détruit tant que le paiement se poursuit, même s'il n'est pas utilisé (aucune connexion).
Puis-je modifier mon mot de passe ?
Cliquez sur “Préférences“. Cliquez ensuite sur “Modifier mon mot de passe“. Ne choisissez pas un mot de passe trop évident (votre nom, votre prénom...). Un mot de passe contient entre 5 et 10 caractères. Nous vous encourageons vivement à changer votre mot de passe de temps en temps.
GROUPES :A quoi servent les groupes ?
Le partage de données (calendriers, carnets d'adresses, etc.) ne peut s'effectuer qu'au sein d'un groupe. Vous devez donc être membre d'au moins un groupe pour partager vos propres données ou accéder à celles d'un tiers.
Chaque membre du groupe dispose de son identifiant personnel et d'une formule d'abonnement. Dans le contexte du groupe, la formule d'abonnement des membres n'a aucune importance : toutes les formules permettent de rejoindre un groupe et tous les membres ne doivent pas disposer de la même formule. De même, le fait d'appartenir à un groupe n'a aucune influence sur la formule d'abonnement : celle-ci demeure inchangée.
Chaque membre du groupe dispose de son identifiant personnel et d'une formule d'abonnement. Dans le contexte du groupe, la formule d'abonnement des membres n'a aucune importance : toutes les formules permettent de rejoindre un groupe et tous les membres ne doivent pas disposer de la même formule. De même, le fait d'appartenir à un groupe n'a aucune influence sur la formule d'abonnement : celle-ci demeure inchangée.
Dois-je partager toutes mes données avec les groupes auxquels j'appartiens ?
Non. Vous décidez toujours du caractère privé ou public de chaque donnée. Vous décidez aussi dans quels groupes les données sont partagées. A une même donnée peuvent être associés des paramètres de partage différents selon les groupes.
Qu'est-ce qu'un administrateur de groupe ?
L'administrateur du groupe est la personne qui gère le groupe. Lorsque l'on crée un groupe, on en est automatiquement l'administrateur.
Par défaut, seul l'administrateur peut placer, modifier et supprimer du contenu dans les outils de groupe (calendriers, documents, etc.), mais il peut accorder ces droits à certains ou tous les membres du groupe.
L'administrateur ne peut pas quitter le groupe : s'il veut le quitter, il doit d'abord nommer un autre administrateur à sa place.
Par défaut, seul l'administrateur peut placer, modifier et supprimer du contenu dans les outils de groupe (calendriers, documents, etc.), mais il peut accorder ces droits à certains ou tous les membres du groupe.
L'administrateur ne peut pas quitter le groupe : s'il veut le quitter, il doit d'abord nommer un autre administrateur à sa place.
Quelles sont les capacités disponibles pour le groupe ?
Tout comme l'environnement privé, l'environnement de groupe dispose de capacités (Mb pour les documents, par exemple). Ces capacités sont fixées par le type d'abonnement de l'administrateur du groupe (le créateur du groupe). En général, l'administrateur du groupe disposera donc de l'abonnement le plus élevé.
Exemple : une formule d'abonnement a une capacité de 100 Mb pour les Documents.
• L'administrateur dispose de 100 Mb pour ses documents privés.
• Chaque groupe créé par cet administrateur dispose aussi de 100 Mb supplémentaires pour les documents. En d'autres termes, l'ensemble des documents placés dans le groupe par tous les membres (y compris l'administrateur) ne pourra excéder 100 Mb.
• Si la formule d'abonnement permet la création de 3 groupes, la capacité totale pour les Documents est de 400 Mb : 100 Mb pour chacun des 3 groupes et 100 Mb pour les documents privés de l'administrateur.
L'espace disponible dans l'environnement privé de chacun des membres est fixé par leur propre formule d'abonnement.
Exemple : une formule d'abonnement a une capacité de 100 Mb pour les Documents.
• L'administrateur dispose de 100 Mb pour ses documents privés.
• Chaque groupe créé par cet administrateur dispose aussi de 100 Mb supplémentaires pour les documents. En d'autres termes, l'ensemble des documents placés dans le groupe par tous les membres (y compris l'administrateur) ne pourra excéder 100 Mb.
• Si la formule d'abonnement permet la création de 3 groupes, la capacité totale pour les Documents est de 400 Mb : 100 Mb pour chacun des 3 groupes et 100 Mb pour les documents privés de l'administrateur.
L'espace disponible dans l'environnement privé de chacun des membres est fixé par leur propre formule d'abonnement.
Combien de membres un groupe peut-il comporter ?
Tout groupe a une limite en termes de nombre de membres. Elle est fixée par la formule d'abonnement de son administrateur.
SÉCURITÉ :Que faites-vous de toutes mes données ?
Nous en garantissons la confidentialité et la sécurité. Toutes les données contenues dans vos outils seront stockées dans notre serveur sécurisé. Lorsque vous effacez des données de l'un des outils, elles sont effacées de la base de données et ne seront par conséquent plus jamais accessibles. Vous disposez d'un contrôle total sur vos outils et personne n'aura jamais accès à l'information qui y est contenue.
Mes informations sont-elles protégées ?
Nous utilisons les standards et les technologies les plus récents afin de garantir au mieux la confidentialité de vos données. Nous disposons également de contrôles de protection des données destinés à assurer la sécurité et l'intégrité de vos informations.
Comment gérez-vous mes informations et communications personnelles ?
Nous ne révélons pas vos informations privées (agenda, répertoire, tâches...) à moins qu'une procédure judiciaire nous y contraigne. Attention cependant : les données que vous avez explicitement décidé de partager sont accessibles aux personnes auxquelles vous avez donné une autorisation.
Site Web sécurisé.
• L'accès au bureau virtuel est protégé par un identifiant (login) et un mot de passe personnels.
• Après une période d'inactivité, le bureau virtuel se ferme automatiquement. Vous fixez vous-même cette période (entre 1 et 120 minutes).
• Pour gérer et contrôler les accès, le bureau virtuel utilise des cookies volatiles de 256 bits : ils sont automatiquement supprimés à la fin de la session.
• Encryptage SSL - Vous pouvez vous connecter au bureau virtuel en activant le cryptage SSL (Secure Socket Layer): toutes les données échangées entre nos serveurs et votre ordinateur sont cryptées.
Est-ce suffisant ?Nous sommes d'avis que le niveau de sécurité est suffisant. Cependant, Internet est un standard ouvert et nul ne peut garantir une sécurité à 100 %. C'est la raison pour laquelle nous nous engageons à mettre en oeuvre les technologies les plus récentes pour vous garantir un niveau de sécurité maximal à tout moment.
• Après une période d'inactivité, le bureau virtuel se ferme automatiquement. Vous fixez vous-même cette période (entre 1 et 120 minutes).
• Pour gérer et contrôler les accès, le bureau virtuel utilise des cookies volatiles de 256 bits : ils sont automatiquement supprimés à la fin de la session.
• Encryptage SSL - Vous pouvez vous connecter au bureau virtuel en activant le cryptage SSL (Secure Socket Layer): toutes les données échangées entre nos serveurs et votre ordinateur sont cryptées.
Est-ce suffisant ?Nous sommes d'avis que le niveau de sécurité est suffisant. Cependant, Internet est un standard ouvert et nul ne peut garantir une sécurité à 100 %. C'est la raison pour laquelle nous nous engageons à mettre en oeuvre les technologies les plus récentes pour vous garantir un niveau de sécurité maximal à tout moment.
Droits d'accès.
• Chaque donnée (un contact, un rendez-vous, un document, etc.) dispose de ses propres droits d'accès (vue, modification, suppression).
• Par défaut, les données que vous placez dans vos outils personnels ne sont accessibles qu'à vous seul.
• Les données que vous placez dans les outils de groupe ne sont accessibles qu'aux membres du groupe concerné disposant des droits d'accès.
• Par défaut, les données que vous placez dans vos outils personnels ne sont accessibles qu'à vous seul.
• Les données que vous placez dans les outils de groupe ne sont accessibles qu'aux membres du groupe concerné disposant des droits d'accès.
Hébergement dans un centre de données professionnel.
• Niveau de service de 99,8 % (accessibilité).
• Temps d'accès minimes quel que soit votre fournisseur d'accès à Internet dans le monde.
• Contrôle d'accès à la salle des serveurs (sécurité physique).
• Dispositifs pare-feux (sécurité logique).
• Monitoring permanent (24h/24).
• Connectivité redondante (plusieurs fournisseurs d'accès).
• Batteries et groupes électrogènes.
• Serveurs de réserve prenant le relais en cas de défaillance des serveurs principaux.
Est-ce suffisant ?
Nous proposons une disponibilité de 99,8 % et pensons que cela est plus qu'acceptable. Cependant, des interruptions du service européen sont prévues chaque dimanche entre 3h et 5h du matin pour la maintenance. Ceci n'exclut pas la possibilité d'interruptions ponctuelles à des fins de mises à jour urgentes.
Sauvegardes.
• Nous réalisons chaque jour plusieurs back-ups de l'ensemble des serveurs.
• Vos données sont rendues anonymes et dispersées lors de l'arrivée sur nos serveurs : la possession d'un back-up par un tiers ne lui permettrait pas de consulter vos données.
RÉSILIATION :• Vos données sont rendues anonymes et dispersées lors de l'arrivée sur nos serveurs : la possession d'un back-up par un tiers ne lui permettrait pas de consulter vos données.
Résiliation d'un compte gratuit.
Rendez-vous dans "Mon compte" et choisissez "Détruire mon compte" sous l'intitulé "Détruire". Après confirmation, votre compte et toutes ses données sont irrémédiablement détruits.
NB : Les comptes gratuits qui ne sont pas utilisés au moins une fois pendant une période de 30 jours consécutifs sont automatiquement détruits. Les comptes payants en ordre de paiement ne sont jamais détruits.
NB : Les comptes gratuits qui ne sont pas utilisés au moins une fois pendant une période de 30 jours consécutifs sont automatiquement détruits. Les comptes payants en ordre de paiement ne sont jamais détruits.Résiliation d'un compte payant.
Rendez-vous dans "Préférences" et choisissez "Détruire" mon compte sous l'intitulé "Détruire". Après confirmation, votre compte et toutes ses données sont irrémédiablement détruits. Nous vous serions reconnaissants de nous adresser un e-mail indiquant les motifs de la résiliation.
NB : Si vous réglez votre abonnement par carte de crédit, veuillez nous prévenir par e-mail afin que nous mettions un terme au prélèvement automatique. En cas d'oubli de votre part, nous ne procéderons à aucun remboursement.
Les comptes payants en ordre de paiement ne sont jamais détruits. Les comptes gratuits sont détruits après 30 jours consécutifs d'inactivité (aucune connexion).
NB : Si vous réglez votre abonnement par carte de crédit, veuillez nous prévenir par e-mail afin que nous mettions un terme au prélèvement automatique. En cas d'oubli de votre part, nous ne procéderons à aucun remboursement.Les comptes payants en ordre de paiement ne sont jamais détruits. Les comptes gratuits sont détruits après 30 jours consécutifs d'inactivité (aucune connexion).
SUPPORT EN LIGNE
Une fois connecté dans votre compte, vous pouvez accéder au support en ligne au départ de chaque outil (en cliquant sur "?" dans la barre de menus) ou via la page d'accueil (en cliquant sur ”Aide”).
Le support en ligne est fréquemment mis à jour afin de suivre l'évolution des fonctionnalités et les questions les plus fréquentes. C'est pourquoi nous vous prions de vous référer à la version en ligne plutôt qu'à une version papier, qui pourrait être dépassée.
Uniquement si la réponse à votre question ne figure pas dans le support en ligne, utilisez sa fonction de contact : un formulaire structuré demandant une intervention du support technique. Nous vous prions de toujours utiliser ce formulaire pour contacter le support technique.
SÉCURITÉ
Nous mettons en oeuvre les meilleures technologies afin de vous garantir un niveau de sécurité maximal à tout moment.
SAUVEGARDES
Le back-up facile : Du simple fait d'utiliser Mailook, vous bénéficiez d'une sauvegarde automatique dans un centre de données professionnel de toutes les données qui y sont contenues. Cette sauvegarde est totalement transparente et a lieu plusieurs fois par jour.
Disaster recovery : En cas de problème avec votre équipement informatique (perte, vol, panne, virus, incendie, etc.), les dommages se limitent au strict niveau matériel. Mailook est aussi une solution de disaster recovery ; le travail peut reprendre immédiatement sur un autre ordinateur, sans configuration ni téléchargement de données.